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As origens do Lean Office
Os significativos resultados obtidos pela Toyota, através da aplicação do Sistema Toyota de Produção (STP), chamaram a atenção do mundo e logo, o STP passou a ser utilizado em outros ambientes de negócio. Assim como na manufatura, a aplicação do Lean em Ambientes Administrativos (Lean Office) trouxe ganhos importantes!
Lean Office ou Lean aplicado em processos Administrativos?
Por vezes, sou questionado se há “diferentes tipos de Lean”. Haveria Lean Office e Lean Manufacturing? Afinal, quantos tipos de Lean existem?
Em síntese, entendo que a Cultura de Melhoria Contínua aplicada a processos de logística, não pode ser diferente daquela aplicada a área da Saúde, por exemplo. Ou ainda, é impossível que a Toyota tenha Culturas Organizacionais diferentes em seus escritórios e fábricas.
Portanto, na verdade aplicamos Lean em Processos Administrativos ou processos de escritórios (Offices)
E como aplicar o Lean em Processos Administrativos (Office)?
Normalmente, o desafio ao se aplicar o Lean em Escritórios é que técnicas usualmente utilizadas na Manufatura, por exemplo, têm baixa aderência ou exigem grande abstração, nesse tipo de ambiente.
Acima de tudo, a grande dificuldade é que os recursos do escritório (Office) são compartilhados entre vários processos. Por exemplo, é muito raro uma organização que tenha uma equipe dedicada somente à emissão de notas fiscais! Geralmente, equipes da área administrativa executam várias tarefas.
O primeiro passo da implantação é a análise do processo…
A análise V.A.C.A.
Um processo Lean é aquele onde todas as atividades são V.A.C.A., ou seja:
Valuable
Verifica se a atividade agrega valor de acordo com a ótica do cliente. Então, se a atividade não agrega valor, simplesmente devemos eliminá-la. Por outro lado, se a atividade não agrega valor, porém, é imprescindível para o processo, devemos torná-la o mais Enxuta possível.
Adequate
Busca saber se a atividade está sendo executada com os meios adequados. Se não a executamos com recursos e/ou métodos adequados, provavelmente teremos desperdícios de retrabalho, e/ou de movimento (procurar relatórios ou registros num arquivo ou computador desorganizado, caminhar para chegar ao local de armazenamento, etc.).
Capable
Verifica se a atividade é capaz. Uma atividade capaz tem a propriedade de gerar os resultados esperados em detrimento de quem, quando e quantas vezes a executa. A baixa capabilidade é uma característica de processos com padronização precária. Processos com baixa capabilidade são instáveis e geram desperdícios de espera, movimento e principalmente, defeito e retrabalho.
Available
Uma atividade available não gera Espera. Por outro lado, se um processo não está disponível quando necessário e/ou tem um tempo de ciclo (= tempo de execução) muito longo, gerará desperdícios de espera, superprodução, movimento e/ou processamento. É um sintoma de processos com fluxos de trabalho desbalanceados, inexistência de pessoal de back-up para aprovações de documentos, etc
Sendo assim, o primeiro passo da aplicação do Lean em Escritórios (Office) consiste em dividir o processo em atividades e perguntar se cada uma delas é V.A.C.A.
Os resultados devem ser classificados conforme os seguintes conceitos:
Em seguida, devemos propor contramedidas para
- Eliminar atividades que não agregam valor e
- Melhorar os conceitos Adequate, Capable e Available das atividades restantes.
Sempre, as contramedidas, devem ser baseadas em técnicas estruturadas de solução de problemas
Os passos seguintes são
- Aplicação dos 5S & Gestão Visual
- Trabalho Padronizado Para Escritórios
- Técnicas de Solução de Problemas (A3)
- Desenvolvimento do programa Kaizen Teian
O Lean em Processos Administrativos (Office) funciona?
Definitivamente, nossa experiência com a aplicação do Lean em Ambientes Administrativos (Office) mostra que sim! Durante nossa jornada, já ajudamos nossos clientes a obter os famosos ganhos de dois dígitos. Por exemplo, reduções de Lead time de 75% em processos de corretoras de seguros e 93% em escritórios de contabilidade, entre outros! (nesse link você poderá ver mais resultados do Lean Office)
E você? Tem dúvidas ou comentários sobre como implantar o Lean em suas atividades administrativas?
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Ou então…
